「飲食店向け勤怠管理システムって何？」
「飲食店向け勤怠管理システムのメリットとデメリットって何？」
「開業するときは勤怠管理システムを導入するほうがいい？」
本記事では、上記の疑問にお応えします。
開業したあとは、給与計算やシフトの作成など経営者としてやるべき仕事はありますが、なるべく労力や時間をかけたくない方もいるでしょう。
勤怠管理を効率化できれば、より重要な仕事に取り組め、お店にとって良い影響が期待できます。
そこで今回は、飲食店向け勤怠管理システムの特徴やメリットとデメリット、選び方などを具体的に解説します。
飲食店向けの勤怠管理システムとは
飲食店向けの勤怠管理システムには、出退勤の打刻のみならず、シフト管理や給与計算などのさまざまな機能が備わっているのが特徴です。
飲食店を開業するときにうまく活用できれば、お店の経営をサポートしてくれるでしょう。
ここから、勤怠管理システムの特徴を具体的に解説します。
特徴
勤怠管理システムとは、スタッフの勤怠管理を自動化することで、生産性を向上させられる点が特徴です。
勤怠管理システムの機能は、具体的に下記の通りです。
- スタッフの出退勤の打刻
- シフト管理
- 休暇の管理・承認
- 他のシステムとの連携
- 給与計算など
シフト管理や給与計算など、時間と労力が必要になる仕事を、速く確実にするために効果的なサービスです。
お店を開業したあとに経営者がやるべきなのは、お店の売上を上げるための商品の開発や宣伝などになるでしょう。
給与計算やシフト管理などの仕事を簡略化することで、本来やるべき仕事に注力しやすくなると言えます。
Excelと違う点
勤怠管理システムとExcelの違う点は、出退勤時に打刻した時点で労働時間を把握でき、正確に勤怠管理をしやすくなる点にあります。
従来のタイムカードや出勤簿による管理の場合、不正が行われる可能性もあるためです。
タイムカードの場合、もし出勤時間に遅刻する場合でも、他のスタッフにお願いすれば時間内に打刻することも可能です。
出勤簿の場合、月末にまとめて記入するスタッフが出てくるケースもあります。
タイムカードや出勤簿の情報をExcelで管理する場合、費用の面は抑えやすくなるでしょう。
しかし、正確な勤怠管理をするためには不向きです。
勤怠管理システムを使えば、労力を減らしつつ正確な勤怠管理が行いやすくなります。
飲食店向け勤怠管理システムのメリット5つ
勤怠管理システムを導入すれば、下記のメリットを得られるのが特徴です。
- シフト作成が簡単にできる
- 休暇を管理しやすい
- 不正打刻を防止できる
- 仕事量を減らせる
- 費用を削減できる
ここから、勤怠管理システムのメリットについて具体的に解説します。
①シフト作成が簡単にできる
勤怠管理システムのメリットは、簡単にシフトを作れるようになる点です。
スマホから送信されたデータを元に、システム上で表の作成や管理をできるケースが多いためです。
- 売上や人件費を考慮する必要がある
- 急な事情によって、シフト変更を迫られる
時間をかけてシフトを作成しても、上記のように、もう1度作成しなくてはいけなくなるケースもあります。
スマホでシフトを共有できることで、急なシフト変更にも対応しやすくなるでしょう。
スタッフの労働時間を細かく把握でき、労働基準法に違反しないように勤務体系を整えられます。
②休暇を管理しやすい
勤怠管理システムのメリットは、スタッフの休暇を管理しやすい点です。
勤怠管理システムは働き方改革関連法に対応している傾向にあり、残業や有給休暇の取得状況なども管理しやすいためです。
働き方改革によって、2019年から以下の2点が義務付けられています。
- 年5日の年次有給休暇の取得
- 有給休暇管理簿の作成
参考：厚生労働省
お店が忙しい場合、スタッフの有給の取得まで考えが及ばないかも知れませんが、長く働いてもらうためには重要な点の1つです。
勤怠管理システムを使えば、スタッフの有給の申請から承認までをシステム上で完結でき、作業の無駄を省きやすくなります。
③不正打刻を防止できる
勤怠管理システムのメリットは、不正打刻を防止できる点にあります。
勤怠管理システムにはさまざまな打刻方法が備えられており、不正打刻できないように設定されているためです。
打刻方法は具体的に下記の通りです。
- スタッフが個々に保有するICカード
- 個人が特定できるスマートフォン
- 指紋や静脈を読み込む生体認証打刻
- 交通系ICカードなど
飲食店で開業する場合、常にお店にいないケースもあるでしょう。
アルバイトの出退勤状況をしっかり監視するためには、システムを導入するのが効果的な方法だと言えます。
④仕事量を減らせる
勤怠管理システムのメリットは、シフト作成や給与計算に必要な仕事量を減らせる点です。
Excelや電卓などを使う必要のある計算作業や表作成などを、自動化できるためです。
勤怠管理システムを利用すれば、手作業で起こりやすい計算ミスを防ぐことも期待できます。
仕事量を減らせれば、より重要度の高い仕事に取り組む時間を作れたり、体を休める時間に当てたりできます。
⑤費用を削減できる
勤怠管理システムのメリットは、お店の経営に必要な費用を削減できる点です。
タイムカードを購入したりシフト表を作成したりする必要がなく、機械や紙などの備品代を節約できるためです。
また、給与計算などに必要になる時間を節約できる点もポイントになります。
勤怠管理システムを導入することにより時間を生み出せれば、時間を買うことと等しいと言えるでしょう。
飲食店向け勤怠管理システムのデメリット2つ
飲食店向け勤怠管理システムにはさまざまなメリットがありますが、導入を検討するためには以下のデメリットを理解するのも重要です。
- 導入・運用に費用がかかる
- 使いにくいシステムがある
ここから、デメリットについて具体的に解説します。
①導入・運用に費用がかかる
勤怠管理システムのデメリットは、導入したり運用したりするために費用が発生する点です。
システムによっては導入費用が無料のケースもありますが、月額費用は必要になる傾向にあります。
機能が充実しているシステムの場合、一般的に費用が高額になりやすいと言えます。
費用の面だけで比較するのではなく、機能面も見比べながら検討するのがポイントです。
②使いにくいシステムがある
勤怠管理システムのデメリットは、システムによって使いにくさを感じるケースがある点です。
特に機能が多く備わっているシステムの場合、操作が複雑になる可能性が高くなります。
「なるべく機能は充実している方がいい」と思う方もいるかも知れませんが、本当に必要なのかを見極める必要があるでしょう。
システムが使いやすいのかをチェックするには、口コミを参考にしたり実際に無料トライアルに申し込んだりする方法があります。
仕事の生産性を高めるためには、システムの使いやすさもしっかりチェックしましょう。
飲食店向け勤怠管理システムの選び方4つ
勤怠管理システムを選ぶときに、とくに気をつけてチェックするとよいポイントがあり、具体的には以下の通りです。
- 不正打刻の防止の機能はあるか
- 法改正に対応しているか
- 急なシフト変更に対応しやすいか
- シフトを作成しやすいか
ここから、勤怠管理システムの選び方を具体的に解説します。
①不正打刻防止の機能はあるか
勤怠管理システムを選ぶときは、不正打刻システムの機能がついているかをチェックしましょう。
前述の通り、タイムカードや出勤簿を使って打刻する場合、不正が行われる可能性もあるためです。
不正打刻機能としては、スマホやICカード、生体認証などがあげられますが、導入しやすいものを選ぶのが基本です。
②法改正に対応しているか
勤怠管理システムを選ぶときのポイントとして、法改正に対応しているかチェックする点があげられます。
賃金の基準や有給休暇などの勤怠に関する事項の多くは、法律で定められているためです。
法改正に対応しているシステムを選べば、法改正された場合にも自動的に内容が適用され、法律違反を不安に思う必要がありません。
法律改正は頻繁にされる傾向にあり、そのたびに内容を理解したり対応したりするのは、経営者にとって大変な作業になるでしょう。
法改正に対応している勤怠管理システムを導入すれば、負担や時間などを軽減する効果が期待できます。
③急なシフト変更に対応しやすいか
勤怠管理システムを選ぶときのポイントとして、急なシフト変更にも対応しやすいかという点があげられます。
飲食店では週単位や月単位のシフト制が導入されるケースが多いですが、家庭や学校などの事情により、急に変更される可能性があるためです。
シフト変更がすぐに反映され、いつでも確認できるシステムを導入するのが1つの方法です。
④シフトを作成しやすいか
勤怠管理システム選びのポイントとして、シフト表の作りやすさがあげられます。
システムによっては、シフト表のパターンをいくつか登録しておけるケースもあり、手入力による時間を削減できるためです。
スタッフを多く雇う場合、スマホからスタッフ各自で希望を送ってもらい、勤怠システム上でシフト作成すると効率的です。
なるべく操作しやすいと感じるシステムを選びましょう。
飲食店向け勤怠管理システムのオススメ3選
飲食店向けの勤怠管理システムは多数販売されており、下記の通り利便性の高いものも多くあります。
- ジンジャー勤怠
- Touch on Time
- ジョブカン勤怠管理
ここから、勤怠管理システムの中でもとくにオススメのものを具体的に解説します。
①ジンジャー勤怠
まず、勤怠管理システムでオススメなのは、ジンジャー勤怠です。
ジンジャー勤怠では、他社では有料になるような機能も無料で使えるケースがあり、高い評価を得ています。
ジンジャー勤怠の特徴について、具体的には下記の表の通りです。
| 月額費用 | 1ユーザー：400円 |
| 初期費用 | 30万円〜 |
| 無料トライアル | 30日 |
| 機能 | ・自動集計 ・ワークフロー ・シフト管理 ・有給管理 ・アラート機能 |
自動集計やシフト管理など、基本的な勤怠管理の機能がすべて備わっているといえます。
使いやすい点もジンジャー勤怠の特徴で、システムの操作に不慣れな方でも安心して使いやすいでしょう。
②Touch on Time
次に、勤怠管理システムでオススメなのは、Touch on Timeです。
Touch on Timeとは、4万社以上が導入しているシステムで、さまざまな勤務形態に対応できる点が特徴になります。
Touch on Timeの具体的な特徴は、以下の表の通りです。
| 月額費用 | 1人：300円（打刻をした人数分） |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日 |
| 機能 | ・指紋・ICカード・パスワード認証併用可 ・パソコンやネット回線なしでも利用可能 ・勤務集計だけでなく人件費も即時算出 ・無料で法改正に対応 |
Touch on Timeはパソコンに接続しなくても使える点が特徴で、ネット環境の整っていないお店やパソコンを置けないお店でも導入できます。
法改正にも対応しており、対応する手間や時間を削減できる点もポイントです。
③ジョブカン勤怠管理
最後に、飲食店向けの勤怠管理システムでオススメなのは、ジョブカン勤怠管理になります。
ジョブカン勤怠管理とは、シリーズ累計で15万社以上が導入してきた勤怠管理システムです。
ジョブカン勤怠管理の具体的な特徴は、下記の表の通りです。
| 月額費用 | 1人：0円〜500円 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日 |
| 機能 | ・出勤管理 ・シフト管理 ・休暇管理 ・集計 ・外国語表示 ・ICカードやスマホによる打刻 |
月額費用無料から利用できる点が特徴で、必要な機能を追加する分だけ料金が発生するシステムです。
- 出勤管理
- シフト管理
- 休暇・申請管理
- 工数管理
上記の中から1つ選ぶと200円発生し、以降は1つ選ぶごとに100円ずつ費用が加算されます。
注意しなければならないのが、1ユーザーごとに上記の費用が加算されていくため、1つ選んで200円発生するプランにしたとしても、10人なら2000円、50人なら10,000円毎月費用が掛かるので、気を付けてください！
ジョブカン勤怠管理では、シフトの確認がLINEででき、スタッフにとっても利便性が高いと言えます。
飲食店向け勤怠管理システムの導入事例
飲食店向けの勤怠管理システムを導入したことで、下記のように業務改善に成功した企業は多数あります。
- 株式会社コメダ
- 株式会社クオリス
- 株式会社モスフードサービス
ここから、勤怠管理システムの導入事例を具体的に解説します。
株式会社コメダ
勤怠管理システムを導入した企業として、コメダ珈琲店を運営する株式会社コメダがあげられます。
株式会社コメダでは全国640箇所で「Touch on Time」を導入し、勤怠に関する仕事の効率化を達成しています。
以前は紙で勤怠管理をしていましたが、集計と収集の仕事に多くの時間を割かれていたことが課題でした。
システムを導入することで、リアルタイムで正確な勤怠データを簡単に収集・集計できるようになり、適正な人員配置をチェックすることに成功しています。
出典：Touch on Time
株式会社クオリス
勤怠管理システムを導入した企業は、新潟で飲食店を経営する株式会社クオリスです。
250人以上のスタッフの勤怠管理をするために、タイムカードとExcelを活用していましたが、多大な時間を消費していたのが課題でした。
しかし「ジョブカン勤怠管理」を導入したことで、以下の効果を上げることに成功しています。
- 丸1日消費していた作業を30分程度まで削減できた
- 確認作業に必要な人件費や備品代を削減できた
とくに、スタッフの人数が多くなるほど、手作業による管理は時間や労力を消費しやすくなることがわかります。
株式会社モスフードサービス
勤怠管理システムを導入した企業は、モスバーガーを展開する株式会社モスフードサービスです。
株式会社モスフードサービスでは、アルバイトスタッフの雇用契約更新手続きにまつわる、郵送や印刷などが店舗責任者の負担となっていました。
「ジンジャー勤怠」を導入することで、雇用契約に必要な仕事を電子化し、仕事を効率化することに成功しています。
仕事量を削減でき、店舗責任者はお店の運営に力を注げるようになりました。
出典：ジンジャー勤怠
飲食店を開業するときは勤怠管理システムを導入して仕事を効率化させましょう
ここまで、飲食店の勤怠管理システムの特徴や、メリットとデメリットなどについて具体的に解説してきました。
本記事のまとめは、具体的に下記の通りです。
- スタッフの勤怠管理を自動化するシステム
- シフト作成を簡単にできたり、休暇を管理しやすい
- 費用がかかったり、使いにくいシステムもある
- 法改正に対応していたり、シフト変更に対応していると良い
本記事を参考に、飲食店向けの勤怠管理システムについて理解していただければ幸いです。
